Inteligência Digital na Segurança dos seus Dados

"(In)eficiência na busca de documentos pode impactar até 1/5 do tempo das pessoas"

Em recente estudo feito com diversas empresas na Europa, o IDC revelou que o tempo improdutivo gasto como resultado das ineficiências no gerenciamento das informações pode chegar a até 21% da produtividade total da organização.

Você acha que na sua empresa é diferente?
Vejamos alguns fatos e números levantados no estudo:

REPOSITÓRIOS DE DADOS

Empresas costumam armazenar suas informações em diferentes silos (e-mail, ERP, CRM, pastas locais ou em rede, aplicações de compartilhamento de arquivos... a lista segue), e estes repositórios normalmente não tem a capacidade de interagir uns com os outros. Este fato cria dificuldades como controlar versões de documentos e buscas demoradas entre diferentes interfaces/locais. Das principais dificuldades apontadas por funcionários, nomear arquivos de forma incorreta (42%) ou salvá-los no local incorreto (41%) foram listados como os maiores ofensores. Isto deixa claro que as pessoas costumam localizar as informações primariamente guiando-se por "norme de arquivo" e "local de armazenamento", o que é um absurdo em tempos de buscadores ao estilo Google ou Bing.

Quando perguntados sobre quão seguido acham difícil localizar as informações que estão buscando, 46% dos trabalhadores responderam "sempre" ou "quase sempre". Trata-se de um percentual elevado para os padrões de informatização do sec XXI.

E se a pergunta se aprofundar para "encontrar a versão correta" de um documento entre a teia de e-mails e repositórios desconexos? Neste caso, a situação fica ainda pior.

VERSIONAMENTO

Uma pesquisa da empresa Perforce descobriu que, em 1000 empregados consultados, 83% perdiam tempo referente a versionamento quase que diariamente. O mesmo percentual também afirmou já ter tido que recriar documentos por conta de não encontrar a versão correta, sendo que a esmagadora maioria (91%) concordou que seu trabalho seria mais fácil se pudessem encontrar rapidamente e acessar a versão corrente de um documento sem precisarem se preocupar em qual sistema ou repositório o mesmo estaria guardado.

Diante deste quadro, como os trabalhadores tentam se organizar?

Seres humanos são voltados à simplicidade e facilidade das tarefas, no sentido de agilizar suas obrigações com o menor esforço possível. Vejamos a "preferência" a respeito dos repositórios comumentemente escolhidos pelas pessoas para "gerenciar" conteúdo: (as seleções não são mutuamente exclusivas, motivo pelo qual a soma dos percentuais ultrapassa 100%)

69% - guardam em caixas postais (email)
55% - guardam em pastas locais ou em servidores de rede
24% - utilizam sistemas de gerenciamento de documentos

Utilizar caixas postais como local de informações da companhia é extremamente ineficiente (além de arriscado), e pode ser difícil encontrar a versão correta da informação no momento certo. Sistemas de e-mail simplesmente não possuem bons mecanismos para gerenciar grandes volumes de dados. Basta lembrar que para encontrar um anexo é necessário primeiro identificar-se a mensagem original (que não necessariamente terá conteúdo diretamente correlacionado ao anexo), lidar com o pontencial problema de diferentes versões em diferentes caixas postais e a impossibilidade de consulta das informações por um colega.

MOBILIDADE

Considerando-se que a nova geração entrante nas empresas faz parte dos "nativos digitais", pessoas que aprenderam a mexer em iPads antes mesmo de aprenderem a escrever, é de se esperar que procurem as mesmas facilidades na empresa com as quais estão acostumadas em suas vidas privadas. Isto inclui não só o fato de encontrar documentos independentemente de onde estiverem, buscando pelo assunto (e não mais pelo nome ou local), mas também encontrá-los usando equipamentos móveis e/ou quando estiverem fora da empresa.

Quando o assunto é buscar informações utilizando dispositivos móveis, a experiência geral informada é que 38% consideram dispositivos móveis mais rápidos e simples para localizar as informações, 49% consideram que pode ser desafiador e consumir mais tempo, e apenas 13% afirmaram que é quase sempre pior usar dispositivos móveis para tal tarefa.

SHADOW IT

Um aspecto sensível é a questão do compartilhamento da informação. Limitado por tecnologias como e-mail ou aplicativos de mensagem, diante da necessidade de enviar algum documento maior para algum colega ou cliente, os colaboradores acabam recorrendo a serviços estranhos à companhia. Isto tem até nome: "Shadow IT", que é quando a tecnologia de informação é usada/gerenciada fora (ou sem o conhecimento) do departamento de TI da companhia.

Dos entrevistados, 61% admitiu que normalmente se valem de aplicativos ou serviços de compartilhamento de terceiros para compartilhar conteúdo da companhia. Ora, fale-me agora sobre segurança da informação!

SOLUÇÃO

O nDex permite a guarda e indexação de documentos distintos (qualquer elemento digital, como arquivos, fotos, e-mails, anexos, áudio, etc), realiza OCR automático em imagens, permite registro de timestamp em blockchain, e os resultados das buscas são apresentados em segundos através do uso da mesma interface universal utilizada por buscadores de Internet, requerendo praticamente nenhum treinamento. Suporta metadados (tags) e categorização das informações como meio de restringir universos de pesquisa entre usuários de diferentes setores. Também permite compartilhamento com clientes ou outros colaboradores de forma segura, além de armazenar tudo de forma criptografada em nuvem e permitir acesso a partir de equipamentos móveis, bastando para isso ter um navegador e acesso à Internet.

Chegamos a mencionar que tudo isso também funciona como um backup das suas informações?